在籍証明書の代わりになるものはある？もらい方や気まずい際の対処法を解説

「在職証明書の代わりになるものはある…？」
企業に勤めていること、過去に勤めていたことを証明する在職証明書。

突然提出を求められても所持しておらず困る方は少なくありません。
本記事では、在籍証明書の代わりになるものはあるのかについて詳しく紹介していきます。

在籍証明書の代わりになるものはある？

在籍証明書の代わりになる書類としては、以下のような書類があげられます。

在籍証明書の発行義務は退職日から2年間、関連データの保存期間は5年間と定められています。
そのため、既に退職済みの職場の場合、在籍証明書の発行に対応してもらえないケースも珍しくありません。

発行依頼を断られた時は、在籍証明書以外の書類で代用できないか確認してみてください。
代わりとなる書類は、提出を求められるシーンごとに異なるので注意が必要です。

在籍証明書と勤務証明書の違い

在籍証明書と似た書類として勤務証明書があります。
在籍証明書と勤務証明書は、名称が異なるものの基本的には同じ書類を指します。

どちらの書類にも、現在企業に在籍していること、または過去に在籍していたことに関する内容が記載されており、それぞれに大きな違いはありません。

ほかにも、在職証明書や雇用証明書、就業証明書といった名称で表記される場合もあります。
どの名称を使用しているかは企業によって異なっており、在籍証明書の提出を求められた際に勤務証明書を提出しても全く問題ありません。

在籍証明書の提出を求められるシーン

在籍証明書の提出を求められるのは、主に以下の4つのシーンです。

保育園の入園時

保育園の入園時には、現在働いているかどうかを確認する目的で在職証明書の提出を求められることがあります。
認可保育園の入園時には、各自治体が保育の必要性を判断するために、在職証明書を使用します。

在職証明書を提出できないと就労状況の確認が行えないという理由で、審査に落ちる確率が高まるので注意が必要です。
保育園の入園申し込み時に就労証明書を提出する場合は、前年の11月頃に提出するケースが一般的です。

学童保育の入所時

在職証明書は、学童保育の入所時にも提出を求められます。
学童保育とは、様々な事情によって保護者が放課後に不在となる家庭の小学生を対象に預かる施設です。

入所時には、学童保育を必要とする理由を確認する目的で就労証明書の提出が求められます。
在職証明書を提出できないと施設への入所を認められない場合があるため注意が必要です。

賃貸契約時

在籍証明書は、賃貸の審査を受ける際にも提出を求められることがあります。
賃貸審査においては、主に安定した収入があるのか、就労しているのかを確認する目的で使用されます。

就労時間といった詳細な就労状況の確認を目的としていないため、以下のような書類でも代用できるケースがほとんどです。

賃貸審査時に在籍証明書の提出を求められた際は、上記のような書類で代用できないか確認すると良いでしょう。

転職時

転職時には、現在の勤務状況や職務経歴を確認する目的で在職証明書の提出を求められることがあります。
提出を求められるタイミングは、内定後や入社手続き時の提出が多く、応募段階で提出を求められることもあります。

転職時に在籍証明書の代わりとして提出できる可能性がある書類は、以下の通りです。

在籍証明書のもらい方

在籍証明書の貰い方としては、手紙で依頼する方法と電話で依頼する方法があります。
どちらの方法を選んでも問題ないので、自分の都合の良い方法で依頼すると良いでしょう。

書類の作成には時間がかかります。
提出期限が決められている時は、余裕をもって依頼しましょう。

手紙で依頼する方法

電話で依頼することに抵抗がある方は、手紙で依頼する方法がおすすめです。
手紙で依頼する際の依頼文の構成は、以下の通りです。

手紙で依頼する場合は、返信用の封筒を同封しましょう。
在籍期間や在職中の所属、職員IDなどの情報もあわせて記入してください。

電話で依頼する方法

電話で依頼する場合は、人事課に連絡しましょう。
電話依頼時に伝えるべき情報は、以下の通りです。

必ずしも電話で依頼する必要はなく、手紙やメールで依頼しても失礼にはあたりません。

在籍証明書を用意できない時の対処法

在籍証明書を用意できない時の対処法としては、以下のような方法があります。

ほかの書類で代用できないか確認する

在籍証明書を用意できない時は、まずほかの書類で代用できないか提出先に確認することをおすすめします。

在籍証明書の使用目的次第ではありますが、絶対に在籍証明書でなければならないケースは少なく、ほかの書類で代用できるケースがほとんどです。

代用可能な書類が見つかった際は、より入手しやすい書類を選択すると良いでしょう。
ほかの書類で代用できない時は、勤め先の企業に在籍証明書の利用目的を伝えて再度発行を依頼できないか確認するか、ほかの対処法を検討してください。

雇用保険の加入履歴を提示する

過去に在職していたことの証明や勤務実態の証明を目的として在籍証明書の提出を求められた場合、雇用保険の加入履歴を提示することで代用できる可能性があります。

雇用保険の加入履歴では、過去の雇用保険の加入期間を確認できます。
履歴に記載されている項目は、以下の通りです。

マイナンバーカードをお持ちであればマイナポータルから簡単に履歴を確認できます。

ほかの物件を検討する

賃貸審査で在籍証明書の提出を求められたのであれば、事情を説明した上で審査を辞退し、ほかの物件を検討してみることもおすすめです。

賃貸審査では、収入や職業を調査する関係から在籍証明書の提出を求められることがありますが、在籍証明書の提出を必須としている物件はほとんどありません。

ほかの物件の審査であれば、在籍証明や収入の証明を求められたとしてもほかの書類で代用できるため、その物件は諦めても良いでしょう。

アリバイ会社に依頼する

在籍証明書を用意できない時は、アリバイ会社の利用をおすすめします。
アリバイ会社とは、在籍証明書や給与明細、源泉徴収票などの様々な書類の発行に対応しているサービスです。

アリバイ会社であれば、相談から数日以内に在籍証明書を入手できます。
在籍証明書を用意できない時は、ぜひアリバイ会社の利用を検討してみてください。

なお、アリバイ会社は法律を遵守した形でサービスを提供しており、アリバイ会社と関係がない企業の書類を発行することはできません。

在籍証明書を用意できない時は日本アリバイ協会にご相談ください

在籍証明書を用意できない時は、日本アリバイ協会にご相談ください。
日本アリバイ協会は、お住まいの地域に関わらず、全国どこからでもご利用が可能なアリバイサービスです。

会社名	日本アリバイ協会
基本料金	男性 18,700円/女性 16,500円
書類発行料	在籍証明書 5,500円/源泉徴収票 11,000円
URL	https://nihon-alibi-kyokai.jp/
電話番号	03-6452-4467

スピード対応に力を入れており、在籍証明書の作成であれば最短30分で提供可能です。

日本アリバイ協会で提供しているサービス

日本アリバイ協会では、賃貸や保育園の入園審査、転職時などに利用できる様々なサポートを提供しています。
提供している主なサービスは、以下の通りです。

書類の作成だけでなく、賃貸契約や保育園の入園時に設定を求められる緊急連絡先の代行依頼にも対応しています。

発行に対応している書類一覧

日本アリバイ協会では、在籍証明書だけでなく様々な書類の発行に対応しています。
発行可能な書類は、以下の通りです。

すべての書類は、提携している在籍会社が発行元となります。
無断で特定の会社の書類を作成する行為は偽造にあたることから対応していません。

書類の作成は1枚から受け付けているので、お気軽にご相談ください。

在籍証明書に関するQ＆A

在籍証明書に関するよくあるQ＆Aをまとめて紹介します。
今回紹介するのは、以下の4つの質問です。

在籍証明書の依頼の電話をしたくない時はどうすべきですか？

在籍証明書の依頼する方法としては、電話以外にもメールや郵送で依頼する方法があります。
電話での依頼に抵抗がある時は、無理に電話で相談するのではなく、メールや郵送で依頼すると良いでしょう。

メールや郵送での依頼も避けたいと感じる方は、アリバイ会社の利用がおすすめです。
アリバイ会社では在籍証明書をはじめとした様々な書類の発行に対応しており、発行元の会社を指定することはできないものの、賃貸や保育園の審査で利用できる書類が手に入ります。

在籍証明書は退職後何年以内であれば発行できますか？

在籍証明書の発行義務は退職日から2年と決められています。
基本的に退職日から2年以内であれば、発行に応じてもらえるでしょう。

在籍証明書の発行に必要な関連データの保存期間は、労働基準法上5年と定められています。
退職日から2年以上経過していても5年以内であれば発行に応じてもらえる可能性があります。

退職後何年まで発行に対応しているのかは企業によって異なるので、必要になった際は電話やメールで確認してみると良いでしょう。

在籍証明書をもらえない場合はどうすれば良いですか？

在籍証明書をもらえない時の対処法としては、以下のような方法があります。

まずは目的を説明し再度依頼するか、提出先にほかの書類で代用できないか確認すると良いでしょう。
すぐに使用したい時は、アリバイ会社に依頼する方法もおすすめです。

アリバイ会社であれば、相談から数日以内に在籍証明書が手に入ります。

在籍証明書は自分で書くものですか？

在籍証明書は、勤め先の企業が発行するものであり、自分で記入しても正式な書類としては認められません。

賃貸審査や保育園の入園審査、転職時など在籍証明書の提出を求められた際は、自分で記入するのではなく勤め先の企業に発行を依頼しましょう。

ただし例外として、業務効率化を目的に企業側から従業員に対して下書きの作成を依頼するケースはあります。

また、自営業やフリーランスのような会社に属さない働き方をしている方は、就労証明書を自分で作成することが一般的です。

【まとめ】在籍証明書が提出できない時はほかの書類で代用できる

在籍証明書の代わりになる書類としては、給与明細や源泉徴収票、社員証などがあります。
使用用途によっては、ほかの書類で代用できるケースも少なくないため、在籍証明書の用意が困難な時は、代用できる書類がないか確認すると良いでしょう。

ほかの書類で代用できない時や、今すぐに必要な時は、アリバイ会社の利用がおすすめです。
アリバイ会社とは、賃貸審査や保育園の入園審査時に利用できる各種書類を発行しているサービスです。

在籍証明書の発行にも対応しており、相談から数日以内に書類を入手できます。
在籍証明書を用意できず困った際は、ぜひアリバイ会社の利用を検討してみてください。