源泉徴収票の再発行を電話したくない際の対処法を解説！会社以外に依頼する方法も紹介

「源泉徴収票の再発行を電話したくない…」
源泉徴収票の再発行を依頼する際に、どのような方法で依頼するか迷われる方は少なくないでしょう。

本記事では、源泉徴収票の再発行を電話したくない時の対処法について詳しく紹介していきます。

源泉徴収票の再発行を電話したくない際の対処法は？

源泉徴収票の再発行は、電話以外の方法では依頼できないわけではありません。
電話で行いたくない時は、以下のように対処すると良いでしょう。

メールや書面で依頼しても失礼にはあたりません。
自分で伝えにくいと感じる時は、新しい会社の経理担当経由で再発行を依頼する方法も検討してみると良いでしょう。

なお、会社によっては特定のシステムを利用して再発行を依頼しなければならない場合があります。
再発行の依頼を行う際は、必ず事前に確認を行ってください。

源泉徴収票の再発行を電話以外で依頼する際の注意点

源泉徴収票の再発行を電話以外で依頼する際の注意点を紹介します。
電話以外の方法での依頼を検討している方は、事前に確認しておいてください。

再発行には時間がかかる

源泉徴収票は、本来年に1回作成する書類です。
作成頻度の高い書類ではないので、突然再発行を依頼しても手元に届くまでには時間がかかる可能性があります。

既に1回発行済みの書類の再発行だから時間はかからないはずと甘く考えず、依頼から手元に届くまでには1週間から2週間程度はかかると見積もっておくと良いでしょう。

使用する日程が確定している時は、なるべく早めに再発行を依頼することで、直前になってからなかなか届かず焦る事態を予防できます。

断られた時は税務署に相談する

源泉徴収票の発行は所得税法226条によって義務付けられています。
しかし、所属している会社によっては再発行を依頼しても断られる場合があります。

何らかの理由で再発行を断られた時は、所属している会社の所在地を管轄する税務署に相談してみてください。

税務署に源泉徴収票不交付の届出書を提出すれば、税務署から会社に対して交付を行うように行政指導を行ってもらえる可能性があります。

会社の所在地を管轄する税務署は、国税庁の「国税局・税務署を調べる」のページから簡単に調べられます。

本人確認情報を必ず記載する

源泉徴収票の再発行をメールや書面で依頼する時は、必ず本人確認情報を記載しましょう。
記載するべき情報は、以下の通りです。

慎重に本人確認を実施する会社の場合、別途本人確認書類を提出するよう指示されるケースもあります。
本人確認書類の提出が必要な時は、運転免許証やマイナンバーカードなどの公的機関が発行した身分証明書のコピーを合わせて提出してください。

源泉徴収票の再発行を電話で依頼できないケース

源泉徴収票の再発行を電話で依頼できないケースとしては、以下のようなケースがあげられます。

既に勤めていた会社が廃業や倒産をしている際には、再発行を電話で依頼できない可能性が考えられます。
また、会社との連絡がつく場合にも、保管期間が過ぎていると再発行を依頼できないことがあります。

源泉徴収票の保管期間は、原則7年間と決まっているので、依頼する際は注意が必要です。
再発行を会社に依頼できない時は、税務署に相談を行ってみてください。

源泉徴収票の再発行を電話したくない人が確認するべき書類

源泉徴収票の再発行依頼を電話したくない人は、まず以下のような書類を確認してみると良いでしょう。
書類の使用目的次第では、源泉徴収票以外の書類でも代用できる可能性があります。

給与明細書

給与明細書とは、勤め先の会社が発行する月々の給与の支払い明細が記載された書類です。
基本給や残業代、社会保険料の控除額、手取りなどが記載されています。

以下のようなシーンでの利用であれば、源泉徴収票の代わりとして代用できる可能性があります。

なお、給与明細は毎月発行される書類であり、収入の証明や賃貸の入居審査などで使用する場合、必ず直近で発行されたものを提出しなければなりません。

確定申告書の控え

自分で確定申告を行っている場合は、確定申告書の控えや写しも源泉徴収票の代わりとして使用できる可能性があります。
以下のようなシーンでの利用であれば、源泉徴収票の代わりとして代用できる可能性があります。

給与支払証明書

給与支払い証明書は、給与額を証明するために使用される書類です。
主に公的な手続きで使用されます。

給与明細と名前が似ていますが、別の書類です。
給与支払い証明書を源泉徴収票の代わりとして代用できるシーンは、以下の通りです。

なお、給与支払証明書は給与明細とは違い発行義務が無いため、勤め先によっては発行自体を断られる可能性があります。

所得証明書

所得証明書とは、個人の年間の所得額を証明する書類です。
所得証明書は、自治体によって課税証明書と同一の場合と、別々の異なる書類の場合があります。

源泉徴収額や控除内容が記載されていないことから、確定申告では代用できません。

支払調書

支払調書は、会社が税務署に対して個人に支払った報酬と源泉徴収額を報告する際に使用する書類です。
フリーランスや個人事業主として働く方であれば、確定申告時に支払調書で代用できる可能性があります。

なお、支払調書は税務署への提出義務はあるものの、報酬を支払った個人に対して都度発行する義務はありません。
場合によっては発行を依頼しても断られる可能性があります。

源泉徴収票の再発行をメールで依頼する場合の例文

源泉徴収票の再発行をメールで依頼する場合の例文を紹介します。
依頼時のメール内容が思いつかない時は、ぜひ参考にしてください。

「〇〇会社　経理部　ご担当者様
お世話になっております。〇〇から〇〇（在籍期間）まで貴社に在籍しておりました〇〇（氏名）と申します。
〇〇（再発行を依頼する理由）の手続きのため、源泉徴収票の再発行をお願いできますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、下記住所宛にご郵送いただけますと幸いです。
（住所を記入）
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

源泉徴収票の再発行にかかる費用

基本的に源泉徴収票の再発行は、無料で行えます。
しかし、務めている会社によっては事務手数料で数百円程度の料金がかかるケースがあります。

再発行を依頼する際は、事前に費用がかかるのか確認しておくと良いでしょう。
再発行後郵送で自宅まで届けてもらう際には、あらかじめ返信用の封筒と切手を購入し、郵送時に同封しておくことをおすすめします。

あらかじめ返信用封筒を準備しておくことで、相手の負担を軽減でき、トラブルの発生も予防可能です。
なお、再発行自体に費用がかからなくても、直接受け取りに行く場合には交通費が、申請書類を印刷する場合には印刷費がそれぞれかかります。

源泉徴収票の発行なら日本アリバイ協会にご相談ください

源泉徴収票を紛失して困った際は、ぜひ日本アリバイ協会にご相談ください。
日本アリバイ協会とは、業界トップクラスの豊富な実績数を誇るアリバイ会社です。

賃貸審査や保育園・幼稚園の入園審査時に利用できる様々なサービスを提供しており、源泉徴収票の発行依頼にも対応しています。

どのような方からのご依頼でも書類の発行が可能なため、既に勤め先が倒産しており発行が不可能な方や、再発行の依頼に抵抗がある方におすすめです。

なお、日本アリバイ協会で発行が行えるのは、提携を結んでいる在籍会社が発行元となる源泉徴収票のみです。
ご依頼者様が以前勤めていた企業の源泉徴収票を発行することはできません。

源泉徴収票の再発行を電話したくない時に関するよくあるQ＆A

最後に、源泉徴収票の再発行を電話したくない時に関するよくあるQ＆Aをまとめて紹介します。
今回紹介するのは、以下の5つの質問です。

源泉徴収票の再発行は会社からしてもらえますか？

源泉徴収票は、会社に依頼することで再発行してもらえます。
紛失してしまった時や何らかの用途で使用することになった時は、総務や人事部門に連絡してみてください。

依頼する際は、以下の情報を事前に伝えておくと発行がスムーズに進みます。

既に退職済みの職場に依頼する場合は、退職年月日と在籍時の従業員番号、所属部署も合わせて伝えると良いでしょう。

再発行を会社が拒否することはできますか？

源泉徴収票は、所得税法226条によって発行が義務付けられており、拒否すると1年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金が科せられます。

どのような理由で再発行を依頼したとしても、会社側から発行を拒否される可能性は極めて低いと言えるでしょう。

万が一再発行を拒否された場合には、以下のように対処してください。

再発行時に理由は聞かれますか？

源泉徴収票の再発行時に理由を聞かれるかどうかは、務めている会社によって異なります。
再発行時に理由を伝えなければいけない義務は存在しません。

しかし、会社のルールによっては理由を必ず確認されるケースや、理由を申告しなければ再発行に応じてもらえないケースもあります。
理由を伝えることに抵抗感がある方は、無理に伝える必要はありません。

なお、再発行時伝えた理由が本当かどうか調査されることはないため、正直に話さなくてもトラブルになる心配はないと言えます。

再発行はコンビニで行えますか？

コンビニに置いてあるマルチコピー機では、様々な証明書類の取得が可能ですが、源泉徴収票の発行には対応していません。
コンビニのマルチコピー機で取得できるのは、以下のような市区町村が発行する書類のみです。

源泉徴収票は、基本的に給与の支払元である勤務先に依頼して再発行してもらわなければなりません。

再発行は即日行えますか？

源泉徴収票の再発行には、依頼してから実際受け取れるまでに1週間から2週間程度の時間がかかります。
基本的には、依頼した当日に再発行してもらい受け取ることは不可能なので注意が必要です。

使用する日程が決まっている時は余裕をもって再発行の依頼を行うと良いでしょう。
使用予定日よりも3週間以上前に依頼しておけば、直前になって慌てる心配がありません。

なお、源泉徴収票の電子交付に対応している企業であれば、即日での再発行に対応してもらえる可能性もあります。

【まとめ】源泉徴収票の再発行を電話したくない時はメールか書面がおすすめ

本記事では、源泉徴収票の再発行を電話したくない時の対処法について紹介しました。
再発行依頼を電話で行いたくない時は、メールや書面がおすすめです。

必ずしも電話で依頼しなければならないルールはなく、メールや書面で依頼しても失礼にはあたりません。
再発行の依頼に抵抗を感じる時は、ぜひ日本アリバイ協会への依頼を検討してみてください。

日本アリバイ協会では、賃貸審査や保育園・幼稚園の入園審査時に利用できる様々なサービスを提供しており、源泉徴収票の発行依頼にも対応しています。

「以前勤めていた企業の源泉徴収票」の発行には対応していませんが、提携を結んでいる在籍会社が発行元となる源泉徴収票を作成できます。